Accordo sul trattamento dei dati (DPA) · Officine

Versione 1 · Ultimo aggiornamento: 14 luglio 2026 · Clausole contrattuali tipo ex art. 28 GDPR, adattate dal modello approvato con provvedimento n. 1T-117 del 27 dicembre 2021 dell'Autorità di controllo lituana (State Data Protection Inspectorate)

Il Titolare del trattamento: l'officina che ha attivato un account CrankPal (il "Titolare" o l'"Officina"), come identificata dai dati forniti in fase di registrazione e risultanti dall'account, rappresentata dalla persona che ha completato la registrazione dichiarando di avere il potere di vincolarla, e il Responsabile del trattamento: CrankPal S.r.l., con sede legale in Via Benedetto Marcello 6 – 20124 Milano, C.F./P.IVA 14801630964, email [email protected] (il "Responsabile" o "CrankPal"), di seguito singolarmente la "Parte" e congiuntamente le "Parti", ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR"), hanno concordato le presenti clausole sul trattamento di dati personali ai sensi dell'art. 28 GDPR (le "Clausole"), composte anche dagli Allegati 1, 2 e 3, che ne costituiscono parte integrante. I termini definiti nel GDPR hanno nelle Clausole il medesimo significato.

Capo I — Finalità delle Clausole

1. In attuazione dell'art. 28, par. 3, GDPR, le Clausole stabiliscono i diritti e gli obblighi del Titolare e del Responsabile nel trattamento di dati personali per conto del Titolare. Le Clausole mirano a proteggere i diritti degli interessati, a minimizzare i rischi specifici per la protezione dei dati personali e ad assicurare chiarezza nei rapporti tra le Parti.

2. Ai fini della fornitura del servizio gestionale SaaS CrankPal per officine (disciplinato dai "Termini di servizio · Officine" accettati in fase di registrazione), il Responsabile tratta dati personali per conto del Titolare in base alle presenti Clausole. Le condizioni del trattamento sono definite nell'Allegato 1.

Capo II — Obblighi delle Parti

3. Il Titolare: (3.1) è responsabile di assicurare che il trattamento avvenga in conformità al GDPR (art. 24), alle altre norme dell'Unione o degli Stati membri applicabili e alle Clausole; (3.2) ha il diritto e l'obbligo di determinare finalità e mezzi del trattamento; (3.3) è responsabile, tra l'altro, di assicurare che il trattamento affidato al Responsabile abbia una base giuridica.

4. Il Responsabile: (4.1) tratta i dati personali soltanto su istruzione documentata del Titolare, salvo che lo richieda il diritto dell'Unione o dello Stato membro cui è soggetto (in tal caso informa il Titolare prima del trattamento, salvo divieto per rilevanti motivi di interesse pubblico); le istruzioni sono definite negli Allegati 1 e 3, e il Titolare può impartirne di ulteriori per iscritto durante l'intera durata del trattamento, purché coerenti con le Clausole e documentate; (4.2) informa immediatamente il Titolare se, a suo avviso, un'istruzione viola il GDPR o altre disposizioni sulla protezione dei dati; (4.3) tiene il registro delle categorie di attività di trattamento svolte per conto del Titolare ai sensi dell'art. 30, par. 2, GDPR.

5. Se il Titolare impartisce un'istruzione illegittima e il Responsabile lo ha informato ai sensi del punto 4.2, il Responsabile può sospendere l'esecuzione dell'istruzione fino a conferma o modifica; i costi e le pretese di terzi derivanti dall'esecuzione di istruzioni illegittime confermate dal Titolare restano a carico del Titolare.

6. Le Clausole non esonerano le Parti dagli ulteriori obblighi loro applicabili in forza del GDPR o di altri atti normativi.

Capo III — Riservatezza

7. Il Responsabile concede l'accesso ai dati personali trattati per conto del Titolare soltanto alle persone autorizzate che operano sotto la sua autorità, impegnate alla riservatezza o soggette a un adeguato obbligo legale di riservatezza, e solo nella misura necessaria (need-to-know). In particolare: (7.1) i diritti di accesso sono revocati al più tardi l'ultimo giorno in cui le mansioni li rendono necessari e, in caso di cessazione del rapporto di lavoro, l'ultimo giorno di lavoro; (7.2) l'elenco delle persone autorizzate è riesaminato periodicamente, almeno ogni 6 mesi; a esito del riesame gli accessi non più necessari sono sospesi.

8. Su richiesta del Titolare, il Responsabile dimostra che le persone autorizzate sono soggette all'obbligo di riservatezza di cui al punto 7.

Capo IV — Sicurezza del trattamento

9. Ai sensi dell'art. 32 GDPR, le Parti mettono in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, tenendo conto dello stato dell'arte, dei costi di attuazione, nonché della natura, dell'ambito, del contesto e delle finalità del trattamento e dei rischi per i diritti e le libertà delle persone fisiche.

10. Il Titolare valuta i rischi per i diritti e le libertà delle persone fisiche e attua misure per attenuarli, tra cui, secondo adeguatezza: (10.1) pseudonimizzazione e/o cifratura; (10.2) capacità di assicurare riservatezza, integrità, disponibilità e resilienza continue dei sistemi; (10.3) capacità di ripristinare tempestivamente disponibilità e accesso ai dati in caso di incidente fisico o tecnico; (10.4) procedure di test, verifica e valutazione regolari dell'efficacia delle misure.

11. Il Responsabile valuta autonomamente, ai sensi dell'art. 32 GDPR, i rischi inerenti al trattamento affidatogli e attua le misure per attenuarli; a tal fine il Titolare gli fornisce le informazioni necessarie a individuare e valutare tali rischi.

12. Il Responsabile assiste il Titolare nell'adempimento dell'obbligo di cui all'art. 32 GDPR, fornendo tra l'altro le informazioni sulle misure tecniche e organizzative già attuate e ogni altra informazione necessaria al Titolare per il rispetto dei propri obblighi.

13. Se, a seguito della valutazione del Titolare, l'attenuazione dei rischi richiede ulteriori misure a carico del Responsabile, esse sono specificate nell'Allegato 3; il Responsabile le attua in aggiunta a quelle già in essere e mette a disposizione del Titolare le informazioni necessarie a dimostrare la conformità secondo il Capo X.

Capo V — Ricorso ad altri responsabili (sub-responsabili)

14. Il Responsabile rispetta i requisiti degli artt. 28, par. 2 e 4, GDPR per ricorrere a un altro responsabile ("sub-responsabile").

15. Le condizioni alle quali il Responsabile può ricorrere a sub-responsabili e l'elenco dei sub-responsabili autorizzati dal Titolare sono riportati nell'Allegato 2.

16. Il Responsabile dispone dell'autorizzazione scritta generale del Titolare a ricorrere ai sub-responsabili. Il Responsabile comunica per iscritto al Titolare ogni modifica prevista riguardante l'aggiunta o la sostituzione di sub-responsabili con almeno 30 giorni di anticipo, dando così al Titolare l'opportunità di opporsi prima dell'ingaggio; l'Allegato 2 può prevedere termini di preavviso più lunghi per specifici servizi.

17. Quando ricorre a un sub-responsabile, il Responsabile gli impone, mediante contratto o altro atto giuridico, gli stessi obblighi in materia di protezione dei dati contenuti nelle Clausole, fornendo garanzie sufficienti per l'attuazione di misure tecniche e organizzative adeguate; prima del trattamento, comunica al sub-responsabile identità e recapiti del Titolare per conto del quale i dati sono trattati.

18. Su richiesta del Titolare, il Responsabile fornisce copia del contratto con il sub-responsabile e delle successive modifiche (esclusi i contenuti commerciali che non incidono sulla protezione dei dati) e notifica al Titolare ogni inadempimento del sub-responsabile ai propri obblighi.

19. Il Responsabile pattuisce con il sub-responsabile una clausola di terzo beneficiario in forza della quale, in caso di fallimento del Responsabile, il Titolare può far valere l'accordo di trattamento direttamente nei confronti del sub-responsabile e impartirgli istruzioni dirette (ad esempio la cancellazione o la restituzione dei dati).

20. Il Responsabile esige che il sub-responsabile rispetti quantomeno gli obblighi cui è soggetto il Responsabile in forza delle Clausole e del GDPR; in caso di inadempimento del sub-responsabile, il Responsabile resta pienamente responsabile verso il Titolare dell'adempimento degli obblighi del sub-responsabile. Restano fermi i diritti degli interessati previsti dal GDPR, in particolare dagli artt. 79 e 82.

Capo VI — Trasferimenti verso paesi terzi o organizzazioni internazionali

21. Il Responsabile può trasferire dati personali verso paesi terzi o organizzazioni internazionali soltanto su istruzione documentata del Titolare e nel rispetto del Capo V del GDPR.

22. Se un trasferimento è richiesto dal diritto dell'Unione o dello Stato membro cui il Responsabile è soggetto, in assenza di istruzioni del Titolare, il Responsabile informa il Titolare di tale obbligo prima del trasferimento, salvo che la legge lo vieti.

23. Senza istruzione documentata del Titolare o specifico obbligo di legge, il Responsabile non può: (23.1) trasferire dati personali a un titolare o responsabile in un paese terzo o a un'organizzazione internazionale; (23.2) affidare il trattamento a un sub-responsabile in un paese terzo; (23.3) trattare i dati in un paese terzo.

24. Le istruzioni o l'autorizzazione del Titolare relative ai trasferimenti, incluso lo strumento di trasferimento ex Capo V GDPR su cui si basano, sono riportate nell'Allegato 3.

25. Le Clausole non costituiscono clausole tipo di protezione dei dati ai sensi dell'art. 46, par. 2, lett. c) e d), GDPR e le Parti non possono invocarle quale base per trasferimenti verso paesi terzi o organizzazioni internazionali.

Capo VII — Assistenza al Titolare

26. Tenendo conto della natura del trattamento, il Responsabile assiste il Titolare, con misure tecniche e organizzative adeguate e nella misura del possibile, nell'adempimento dell'obbligo di dare seguito alle richieste di esercizio dei diritti dell'interessato di cui al Capo III GDPR: informazione (dati raccolti presso e non presso l'interessato), accesso, rettifica, cancellazione ("oblio"), limitazione, notifica delle rettifiche/cancellazioni/limitazioni ai destinatari, portabilità, opposizione, diritto di non essere sottoposto a decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati, compresa la profilazione.

27. In aggiunta a quanto previsto al punto 12, il Responsabile, tenuto conto della natura del trattamento e delle informazioni a sua disposizione, assiste il Titolare nel rispetto degli obblighi di: (27.1) notificare la violazione dei dati personali al Garante per la protezione dei dati personali senza ingiustificato ritardo e, ove possibile, entro 72 ore dal momento in cui ne è venuto a conoscenza, salvo che sia improbabile che la violazione presenti un rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche; (27.2) comunicare senza ingiustificato ritardo la violazione all'interessato, quando è probabile un rischio elevato; (27.3) svolgere la valutazione d'impatto (DPIA) quando un tipo di trattamento può presentare un rischio elevato; (27.4) consultare preventivamente il Garante quando la DPIA indichi un rischio elevato in assenza di misure di attenuazione.

28. Le misure tecniche e organizzative con cui il Responsabile presta l'assistenza di cui ai punti 26 e 27 sono definite nell'Allegato 3.

Capo VIII — Notifica delle violazioni dei dati personali

29. Il Responsabile notifica al Titolare ogni violazione dei dati personali senza ingiustificato ritardo e comunque entro 24 ore dal momento in cui ne è venuto a conoscenza, così da consentire al Titolare di adempiere all'obbligo di notifica al Garante ai sensi dell'art. 33 GDPR.

30. L'assistenza di cui al punto 27.1 implica che il Responsabile aiuti il Titolare ad acquisire le informazioni che, ai sensi dell'art. 33, par. 3, GDPR, devono figurare nella notifica: (30.1) natura della violazione, comprese, ove possibile, le categorie e il numero approssimativo di interessati e di registrazioni interessate; (30.2) probabili conseguenze della violazione; (30.3) misure adottate o proposte per porvi rimedio e attenuarne gli effetti; (30.4) ogni altra informazione utile alla notifica o alle richieste del Garante.

31. Gli elementi che il Responsabile fornisce a supporto della notifica sono definiti nell'Allegato 3. Se non è in grado di fornire subito tutte le informazioni, o ne emergono di nuove, il Responsabile integra la notifica senza ulteriore ingiustificato ritardo e comunque entro 24 ore dal momento in cui ne viene a conoscenza.

32. Su richiesta del Titolare, il Responsabile fornisce copia della documentazione pertinente (azioni svolte, misure applicate, verifiche interne e relative conclusioni).

Capo IX — Cancellazione e restituzione dei dati

33. Al termine della prestazione dei servizi di trattamento, il Responsabile, a scelta del Titolare, restituisce al Titolare tutti i dati personali trattati per suo conto (tramite export completo in formato strutturato di uso comune) e/o li cancella, cancellando in ogni caso le copie esistenti, salvo che il diritto dell'Unione o dello Stato membro ne preveda la conservazione. Il Titolare può modificare la scelta per iscritto durante l'intero ciclo di vita delle Clausole e alla loro cessazione.

34. Alla cessazione, la conservazione dei dati da parte del Responsabile può essere richiesta, in particolare, dalla normativa fiscale e contabile italiana (art. 2220 c.c.; D.P.R. 633/1972 e D.P.R. 600/1973: di norma 10 anni per documenti fiscali e fatture).

35. In tali casi il Responsabile tratta i dati conservati esclusivamente per le finalità e nei limiti temporali previsti dalle norme di cui al punto 34 e alle condizioni ivi stabilite.

Capo X — Audit e ispezioni del Responsabile

36. Il Responsabile mette a disposizione del Titolare tutte le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto degli obblighi di cui all'art. 28 GDPR e delle Clausole e consente e contribuisce alle attività di revisione, comprese le ispezioni, svolte dal Titolare o da altro soggetto da questi incaricato.

37. Gli audit (incluse le ispezioni) del Responsabile e dei sub-responsabili si svolgono secondo le procedure di cui ai punti 7 e 8 dell'Allegato 3.

38. Il Responsabile consente alle autorità di controllo competenti, o ai soggetti che agiscono per loro conto, l'accesso alle proprie strutture e attrezzature ai fini di audit o ispezione, e dà seguito alle loro istruzioni. Le Parti mettono a disposizione dell'autorità di controllo, su richiesta, le informazioni di cui al presente punto, inclusi gli esiti degli audit.

Capo XI — Disposizioni finali

39. Le Clausole hanno effetto dalla data di accettazione di cui al Capo XII.

40. Per tutta la durata della prestazione dei servizi di trattamento, le Clausole non possono essere risolte, salvo che le Parti abbiano concordato altre condizioni che disciplinino la prestazione di tali servizi.

41. Se la prestazione dei servizi di trattamento cessa e i dati personali sono stati cancellati o restituiti ai sensi del punto 33 e dell'Allegato 3, ciascuna Parte può risolvere le Clausole con comunicazione scritta.

42. Fermo restando quanto previsto dal GDPR, in caso di violazione degli obblighi del Responsabile il Titolare può ordinare la sospensione temporanea del trattamento fino al ripristino della conformità o alla risoluzione delle Clausole. Il Responsabile informa immediatamente il Titolare se, per qualunque ragione, non è in grado di adempiere alle Clausole.

43. Il Titolare può risolvere le Clausole se: (43.1) il Responsabile le viola in modo sostanziale o persistente, o viola i propri obblighi ai sensi del GDPR; (43.2) il Responsabile non si conforma a una decisione vincolante di un giudice o dell'autorità di controllo relativa ai propri obblighi; (43.3) il trattamento è stato sospeso ai sensi del punto 42 e la conformità non è ripristinata entro 30 giorni dalla sospensione.

44. Le Clausole prevalgono su eventuali disposizioni analoghe in materia di trattamento di dati personali contenute in altri accordi tra le Parti.

45. Ciascuna Parte designa un referente per l'esecuzione delle Clausole: per il Responsabile, [email protected]; per il Titolare, l'amministratore dell'account indicato in fase di registrazione (modificabile dalle impostazioni del gestionale).

Capo XII — Perfezionamento e sottoscrizione

Le Clausole sono accettate dal Titolare in via telematica in fase di registrazione al Servizio, mediante dichiarazione espressa della persona che dichiara di avere il potere di vincolare l'Officina; l'accettazione è registrata con data, ora, indirizzo IP, dispositivo e versione del documento, e tale registrazione fa prova del perfezionamento tra le Parti. Copia delle Clausole nella versione accettata è scaricabile in ogni momento dal gestionale e da crankpal.com/dpa.

Garanzia sui poteri di firma. La persona che effettua l'accettazione dichiara e garantisce di essere munita dei poteri necessari per vincolare il Titolare. In difetto, essa risponde personalmente ai sensi dell'art. 1398 del codice civile, ferma la facoltà di ratifica del Titolare ai sensi dell'art. 1399 del codice civile; l'esecuzione anche parziale del rapporto — l'uso del Servizio, la messa a disposizione di dati personali per il trattamento, il pagamento del corrispettivo — vale in ogni caso come ratifica per fatti concludenti. Resta salva la facoltà delle Parti di sottoscrivere le Clausole anche in forma separata, senza che ciò ne sospenda l'operatività nel periodo intercorrente.

Allegato 1 — Informazioni sul trattamento dei dati personali

1.1. Finalità del trattamento svolto dal Responsabile. Erogazione al Titolare del gestionale SaaS CrankPal per officine: gestione anagrafiche clienti e biciclette, prenotazioni e calendario, schede e ordini di lavoro, preventivi, fatturazione e incassi, magazzino, comunicazioni con i clienti finali (inbox multicanale), funzioni di manutenzione predittiva, funzioni opzionali di assistenza AI sull'inbox (riassunti, bozze di risposta, classificazione delle conversazioni), assistente AI conversazionale "Cranky" a disposizione degli operatori del Titolare (risposte su funzionalità e manutenzione, navigazione assistita, esecuzione di azioni sul gestionale previa conferma dell'operatore), attività di marketing svolte su delega del Titolare. Il Responsabile non utilizza i dati per finalità proprie eccedenti.

1.2. Natura del trattamento. Raccolta, registrazione, organizzazione, strutturazione, conservazione, consultazione, elaborazione, comunicazione mediante trasmissione (ivi inclusa la trasmissione del testo delle conversazioni al sub-responsabile per le funzioni di assistenza AI e per l'assistente AI conversazionale), limitazione e cancellazione, effettuate tramite la piattaforma cloud del Responsabile. Vincolo di visibilità: il Titolare accede esclusivamente ai dati relativi alla propria attività con il cliente finale; le interazioni del cliente con altre officine non gli sono visibili, salvo l'anagrafica della bicicletta e il relativo storico aggregato di manutenzione che il cliente sceglie di rendere visibile; i tentativi di accesso a dati di clienti privi di consenso attivo sono bloccati a livello di query e registrati. L'associazione tra il cliente finale e il Titolare avviene: (a) con la registrazione del cliente tramite il sito o al banco del Titolare (officina di iscrizione); (b) con l'aggiunta del Titolare ai preferiti da parte del cliente nell'app; (c) con l'accettazione espressa, entro un periodo di validità limitato indicato nell'invito, di un invito trasmesso dal Titolare tramite la piattaforma. I dati del cliente entrano nella disponibilità del Titolare dal momento dell'autorizzazione; il Responsabile registra per conto del Titolare la prova di ogni invito, accettazione, rifiuto e revoca (data, IP, dispositivo, versione dei termini accettati) e, in caso di revoca, cessa di rendere disponibili al Titolare i dati vivi del cliente, ferma la conservazione dei documenti fiscali già formati. Le conversazioni con l'assistente AI sono conservate per 90 giorni; un campione può essere riesaminato, in forma pseudonimizzata, da personale autorizzato del Responsabile vincolato alla riservatezza ai sensi del Capo III, a fini di qualità e sicurezza della funzione.

1.3. Tipi di dati personali. (a) Clienti finali: dati anagrafici e di contatto (nome, cognome, email, telefono, indirizzo), dati delle biciclette e relativo storico di manutenzione, prenotazioni, ordini di lavoro, preventivi, documenti fiscali e transazioni, contenuto delle comunicazioni con l'Officina; (b) personale del Titolare: anagrafica, ruolo, credenziali, log di accesso e attività, timbrature e tempi di lavorazione; (c) fornitori: ragione sociale, referenti, contatti, transazioni. Non sono trattate categorie particolari di dati (art. 9 GDPR) salvo espressa richiesta e istruzione del Titolare.

1.4. Categorie di interessati. Clienti finali dell'Officina (ciclisti) e loro eventuali referenti; dipendenti e collaboratori dell'Officina; referenti dei fornitori dell'Officina. Con riferimento ai dati del personale, il Titolare, quale datore di lavoro, garantisce il rispetto della disciplina sui controlli a distanza (art. 4 L. 300/1970 e provvedimenti del Garante) e la consegna dell'informativa ex art. 13 GDPR prima dell'uso degli strumenti, come previsto dai Termini di servizio.

1.5. Durata del trattamento. Dall'attivazione dell'account per tutta la durata del contratto di servizio e fino alla cancellazione o restituzione dei dati ai sensi del Capo IX (di norma entro 90 giorni dalla cessazione, salvi gli obblighi di conservazione di legge).

Allegato 2 — Informazioni sui sub-responsabili

1. Sub-responsabili autorizzati. Con l'entrata in vigore delle Clausole il Titolare autorizza il ricorso ai seguenti sub-responsabili, per le finalità di cui al punto 1.1 dell'Allegato 1:

• Cloudflare, Inc. (USA/UE) — hosting, CDN, sicurezza di rete, storage R2 (media e backup), email routing;
• Amazon Web Services EMEA SARL (Lussemburgo) — servizi cloud e infrastruttura;
• SendGrid / Twilio Inc. (USA) — invio di email transazionali;
• Stripe Payments Europe Ltd. (Irlanda) e SumUp Payments Ltd. (UK) — servizi di pagamento;
• Anthropic, PBC (USA) — elaborazione linguistica per le funzioni opzionali di assistenza AI: riceve il testo dei messaggi delle conversazioni (ripulito di firme e citazioni email), il nome dell'Officina e l'eventuale istruzione dell'operatore, nonché — per l'assistente AI conversazionale — il testo della chat dell'operatore, il contesto della pagina e i dati recuperati dal gestionale necessari alla risposta, nei limiti dei permessi dell'operatore (che possono includere dati personali dei clienti finali); fuori da questi casi non riceve i campi anagrafici del cliente finale; in base agli impegni contrattuali in essere, i contenuti non sono utilizzati per l'addestramento dei modelli del fornitore e sono conservati dal fornitore per il tempo strettamente necessario all'elaborazione.

L'elenco aggiornato, con estremi societari completi, è pubblicato su crankpal.com/subprocessors. Per l'impiego dei sub-responsabili elencati per finalità diverse da quelle di cui al punto 1.1 dell'Allegato 1 è necessaria un'autorizzazione scritta del Titolare.

2. Preavviso per nuovi sub-responsabili. Il Responsabile comunica l'aggiunta o la sostituzione di sub-responsabili con almeno 30 giorni di preavviso tramite il gestionale ed email all'amministratore dell'account; il Titolare può opporsi per iscritto entro tale termine. In assenza di opposizione, l'autorizzazione si intende confermata. Il rinnovo di un contratto con un sub-responsabile già autorizzato, a condizioni di protezione dei dati invariate, non richiede nuova autorizzazione.

Allegato 3 — Istruzioni sul trattamento dei dati personali

1. Istruzione al trattamento. Il Responsabile tratta i dati personali esclusivamente per erogare le funzionalità del Servizio descritte al punto 1.1 dell'Allegato 1, secondo le configurazioni impostate dal Titolare nel gestionale (che costituiscono istruzioni documentate), incluse l'attivazione o disattivazione delle funzioni opzionali di assistenza AI e le impostazioni di comunicazione coi clienti finali.

Conferimenti ad altre officine o riparatori. Quando il Titolare dispone tramite il gestionale il conferimento di una lavorazione a un'altra officina o a un riparatore della rete, il Responsabile trasmette al conferitario esclusivamente i dati tecnici necessari alla lavorazione (marca, modello e componenti della bicicletta, numero di serie, descrizione del problema, fotografie, diagnosi), mai i dati identificativi o di contatto del cliente finale. Tale trasmissione costituisce una comunicazione effettuata su istruzione documentata del Titolare verso un destinatario che agisce quale titolare autonomo, vincolato dal divieto contrattuale di tentare di identificare o contattare l'interessato; il conferitario non è un sub-responsabile del Responsabile.

Anonimizzazione per il miglioramento dei modelli. Il Titolare istruisce e autorizza il Responsabile a elaborare i dati d'uso (uscite e percorsi, usura dei componenti, interventi di manutenzione) in forma aggregata e irreversibilmente anonimizzata, al fine di sviluppare, addestrare e migliorare i modelli e gli algoritmi di manutenzione predittiva, come previsto dai Termini di servizio. L'anonimizzazione è essa stessa un trattamento svolto su istruzione ai sensi delle Clausole; i dataset che ne risultano non costituiscono più dati personali (Considerando 26 GDPR).

Registrazione mascherata delle sessioni (assistenza e diagnostica). Per erogare assistenza (compresa la navigazione condivisa in tempo reale durante il passaggio a operatore) e per finalità di diagnostica e miglioramento del Servizio, il Responsabile può registrare in forma mascherata le modalità con cui gli operatori del Titolare utilizzano il gestionale, mediante uno strumento di session replay ospitato sull'infrastruttura del Responsabile (self-hosted): non si tratta di un sub-responsabile terzo e non comporta l'aggiunta di alcun sub-responsabile all'Allegato 2. Il mascheramento degli input è attivo per impostazione predefinita: testo e valori dei campi, indirizzi email e numeri (telefoni, carte, IBAN) sono oscurati e le password non sono mai catturate. Le registrazioni sono conservate per un periodo limitato e poi cancellate. Il Titolare, quale datore di lavoro, resta responsabile degli adempimenti verso il proprio personale (art. 4 L. 300/1970 e informativa ex art. 13 GDPR; v. Allegato 1, punto 1.4). La funzione può essere disattivata per la singola officina su richiesta al Servizio clienti.

2. Sicurezza del trattamento. Livello di sicurezza: medio-alto, tenuto conto dell'assenza di categorie particolari di dati e della presenza di dati fiscali, di contatto e di comunicazioni riservate. Misure minime concordate: TLS 1.2+ per tutte le connessioni; cifratura AES-256 at-rest sugli storage di media e backup; hashing robusto delle password (bcrypt); autenticazione a più fattori per gli amministratori; controllo degli accessi basato sui ruoli (RBAC) e segregazione logica dei tenant; log di audit immutabili; backup giornalieri con conservazione di 30 giorni e replica continua off-site; ambienti di sviluppo e produzione separati; formazione periodica del personale; test e valutazioni regolari dell'efficacia delle misure (inclusi penetration test); accesso remoto del personale solo tramite canali cifrati e su base need-to-know.

3. Assistenza al Titolare. Le richieste degli interessati ricevute dal Responsabile sono inoltrate al Titolare senza ingiustificato ritardo e comunque entro 5 giorni lavorativi; le risposte agli interessati sono rese secondo le istruzioni del Titolare, che il Responsabile supporta entro i termini di legge (30 giorni). Il gestionale mette a disposizione strumenti di export, rettifica e cancellazione dei dati dei clienti finali. In caso di violazione dei dati, il Responsabile fornisce le informazioni di cui al punto 30 delle Clausole e, su richiesta, l'estratto dei log pertinenti entro 72 ore. Per le DPIA del Titolare, il Responsabile fornisce su richiesta la documentazione sulle misure attuate e sui flussi di dati del Servizio.

4. Conservazione e procedure di cancellazione. I dati sono conservati per la durata del contratto. Alla cessazione, il Titolare può richiedere l'export completo entro un termine non inferiore a 90 giorni dalla cessazione; decorso tale termine il Responsabile cancella i dati e ne dà conferma scritta su richiesta, salvo gli obblighi di conservazione di cui al punto 34 delle Clausole; in tal caso il Responsabile comunica al Titolare quali dati restano conservati e in base a quale norma. I dataset resi irreversibilmente anonimi ai sensi del punto 1 non costituiscono dati personali e non sono soggetti agli obblighi di cancellazione o restituzione: possono essere conservati e utilizzati dal Responsabile senza limiti di tempo, anche dopo la cessazione delle Clausole.

5. Luogo del trattamento. I dati sono trattati nei data center dell'Unione europea dei fornitori di hosting indicati nell'Allegato 2; l'accesso del personale del Responsabile avviene dall'Italia. Trattamenti in luoghi diversi richiedono il previo consenso scritto del Titolare, fatti salvi i trasferimenti di cui al punto 6.

6. Istruzioni sui trasferimenti verso paesi terzi. Il Titolare autorizza i trasferimenti verso gli Stati Uniti strettamente necessari all'erogazione del Servizio nei confronti dei sub-responsabili indicati nell'Allegato 2 (in particolare Anthropic, PBC per le funzioni di assistenza AI, ove attivate, e i fornitori di infrastruttura ed email), sulla base delle clausole contrattuali tipo della Commissione europea (Decisione (UE) 2021/914) e/o della decisione di adeguatezza EU-U.S. Data Privacy Framework per i soggetti certificati, con le eventuali misure supplementari risultanti dai Transfer Impact Assessment. In assenza di istruzioni documentate, nessun altro trasferimento è consentito.

7. Procedure di audit del Responsabile. Una volta l'anno, con preavviso scritto di 30 giorni, il Titolare può richiedere evidenze documentali delle misure di sicurezza (certificazioni, relazioni di audit indipendenti, esiti di penetration test); il Responsabile le fornisce entro 30 giorni. Il Titolare può motivatamente obiettare all'ambito o ai metodi delle evidenze fornite e chiedere approfondimenti. Ispezioni on-site sono ammesse solo per giustificato motivo (ad esempio a seguito di violazione dei dati o di gravi carenze emerse dalle evidenze), con preavviso ragionevole, a spese del Titolare, previa sottoscrizione di impegni di riservatezza e senza accesso a dati di altri titolari.

8. Procedure di audit dei sub-responsabili. Il Responsabile acquisisce dai sub-responsabili, con cadenza almeno annuale, relazioni di audit o certificazioni indipendenti (es. ISO 27001, SOC 2) e le mette a disposizione del Titolare su richiesta, unitamente agli esiti delle proprie verifiche. Ispezioni dirette del Titolare presso i sub-responsabili sono esercitate per il tramite del Responsabile nei limiti consentiti dai rispettivi contratti.